Regelbasierte Verarbeitung

Flexibilität und Benutzerfreudlichkeit

Da sich ReportSafe wie ein Drucker verhält, kann es rasch installiert werden und empfängt alle Ausgabedaten von Ihren verschiedenen Verarbeitungsumgebungen, ohne Programme oder Skripte auf den Host-Rechnern zu erfordern. Alle eingehenden Daten werden automatisch, entsprechend anpassbarer Erkennungs- und Verarbeitungsregeln, analysiert, indiziert und anschließend im zentralen ReportSafe-Online- oder -Offline-Speicher aufbewahrt.
Von jeder verfügbaren web-basierten Verwaltungskonsole können Sie die Steuerungsparameter sowie die Verarbeitungs- und Sicherheitsregeln von ReportSafe für jede Anwendung, Benutzergruppe und Verarbeitungsumgebung einfach vorgeben und anpassen.

Mit dem „Filter“-Dialog können Sie festlegen, welche Dokumente verarbeitet werden sollen. Wenn die entsprechenden Felder der eingehenden Daten, wie z.B. Job-Name, Titel, Empfänger, usw. mit den Werten (einschließlich der Beliebigkeitszeichen) auf dem Bildschirm übereinstimmen, wird das Dokument für die weitere Verarbeitung ausgewählt.

Der „Set“-Dialog erlaubt es, Job-Name, Titel und Empfänger eines Dokuments zu verändern oder, falls diese Parameter nicht existieren, zu vergeben. Sie können auch den Aufbewahrungszeitraum (bis zu 89 Jahre) vorgeben, den das Dokument aktiv oder im Archiv vorgehalten werden soll.

Im „Empfänger“-Dialog können Sie festlegen, wie ein verarbeitetes Dokument oder Teildokument an einzelne Empfänger mittels E-Mail, Fax oder Druckausgabe zugestellt werden soll. Der E-Mail-Empfänger kann das vollständige Dokument oder nur einen Link zum ReportSafe-Server erhalten (zur Minimierung des Postfach-Speicherbedarfs und des Netzwerk-Verkehrs).

Decollation großer Reports

Beim „Decollieren“ mit ReportSafe können große Dokumente in kleinere -, leichter zu handhabende Teile zerlegt werden, und nur die benötigten Seiten werden an die richtigen Empfänger versendet. Sie können für die jeweiligen Teildokumente den Aufbewahrungs-zeitraum und ein Benutzerverzeichnis für sowohl sichere Online- als auch Offline-Speicherung vorgeben. Auf diese Weise können Benutzer sofort auf aktuelle und archivierte Daten zugreifen, ohne unnötiges Durchsuchen der vollständigen Listen und ohne Verschwendung von Druckressourcen.

Auf dem „Report“-Schirm können Sie festlegen, wie jedes eingehende Dokument „zerlegt“ werden soll.
Jedes Teildokument kann unterschiedlichen Empfängern oder Gruppen zugeordnet, für unterschiedliche Zeiträume gespeichert bzw. archiviert und mehr oder weniger ausführlich bearbeitet werden. Üblicherweise werden Dokumente dort geteilt, wo sich der Abteilungs- oder Firmenname ändert, wobei jeder Teil automatisch dem entsprechenden Empfänger zugestellt wird.

Im Fenster „Benutzer“ können Sie die Empfänger festlegen, welche ReportSafe-Dokumente ansehen dürfen. Jede Definition umfasst Namen, E-Mail-Adresse, Benutzernamen und ein Kennwort.
Genauso können Benutzergruppen definiert werden, damit alle Mitglieder der gleichen Organisation (Abteilung, etc.) auf ihre Dokumente zugreifen können. Ein Empfänger kann Mitglied einer oder mehrerer Gruppen sein.

weiter lesen

Der Artikel ist auch in Englisch verfügbar.