SmartTouch AP

Und was werden Sie mit der gewonnenen Zeit machen?

SmartTouch AP ermöglicht mehr Automatisierung als andere Systeme und erzielt dadurch einen weit größeren Zeitgewinn. Das automatisierte Verarbeiten der Eingangsrechnungen gibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für Nachforschungen, Analyse oder andere Projekte, bei denen sie persönliches Engagement und Erfahrung besser einbringen können. Die bedeutende Menge an gesparter Zeit ist nur die Spitze des Eisbergs. Eine ernsthafte Betrachtung berücksichtigt wie gut sich Ihre Richtlinien und Verfahren in das System übernehmen lassen und die Cost-Of-Ownership.

Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung und sparen Sie wertvolle Zeit!

  • Leiten Sie Dokumente weiter, digitalisieren und eskalieren Sie diese.
  • Indizieren Sie Dokumente automatisch mittels OCR, ICR, OMR, und Strich-Codes.
  • Führen Sie Vergleiche und Berechnungen durch, um automatisch Genehmigungen von der Höhe der
    Rechnungsbeträge abhängig zu machen.
  • Finden Sie doppelte Rechnungen.
  • Überprüfen und bestätigen Sie Finanzbuchhaltungs-Verteilungscodes, die während des
    Bewilligungsverfahrens eingegeben wurden.
  • Übernehmen Sie Daten aus den Eingangsrechnungen um damit Rechnungs-Transaktionen ohne Dateneingabe zu erstellen.
  • Bereiten Sie Reisekostenanträge online vor.
  • Erzeugen Sie online Anträge für neue Lieferanten.
  • Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe um über 70%.
  • Zeigen Sie zu einer Rechnung die Bestellung und die Zahlungsanweisung mit einem Tastendruck an.

Übernehmen Sie Richtlinien und Verfahren

Die Automatisierung der Eingangsrechnungen bedeutet mehr als einen wesentlichen Zeitgewinn. Vorgeschriebene Richtlinien und Verfahren werden sicher und konsequent umgesetzt. Wenn Geschäftskenntnisse in einem System gehalten werden, können Verfahrensänderungen sofort wirksam werden, und Mitarbeiter können bei reduzierter Ausbildungszeit in der Organisation produktiv werden. Das Übernehmen von Verfahren und Prozeduren eines Unternehmens in ein automatisiertes System ermöglicht es den Angestellten effizient zu arbeiten, ohne sich auf Handbücher verlassen zu müssen. Viele Verfahren der Eingangsrechnungsverarbeitung können durch die Eingliederung von genauen, reproduzierbaren Verfahren in das Tagesgeschäft automatisiert werden und bieten neben einem schnellen Return-On-Investment zahlreiche andere Vorteile:

  • weniger betriebswirtschaftliche Arbeitskosten und erhöhte Leistungsfähigkeit
  • weniger Schulungsaufwand und –kosten
  • weniger Fehler bei der Dateneingabe
  • Automatisierte Zahlungsvorgänge und automatischen Kontostand
  • Verfahrensänderungen werden sofort wirksam und zentrale Wissensbasis
  • Fristgerechte und genaue Rechnungsverarbeitung, Ausschöpfen von Zahlungszielen

Kritische Nachbetrachtung von Implementierungen

Gewöhnlich wird ein neues Produkt in der Erprobung danach beurteilt, wie gut die Anforderungen erfüllt werden, in der Praxis jedoch wird während der Laufzeit einer Applikation die meiste Zeit für deren Bedienung aufgewendet. Es ist für ein System wesentlich, Anforderungen aus Besprechungen zu übertreffen und sich an Unternehmenswachstum, geänderte Bedingungen und unvorhergesehene Ereignisse anpassen zu können. Nachdem ein System eingeführt ist, sind Benutzerfreundlichkeit und einfache Administration kritisch, andernfalls geht viel eingesparte Zeit verloren, indem man die Last in Richtung Support verschiebt. Die umfassende und vollständige Funktionalität der SmartTouch AP -Lösung automatisiert unternehmensweite Vorschriften und Verfahren durch eine benutzerfreundliche grafische Schnittstelle, die Anpassungen an veränderte Bedingungen und Wachstum erleichtert.

Wie viele Schritte wollen Sie automatisieren?

Der Eingangsrechnungs-Prozess ist eine ideale Anwendung für die WorkFlow-Automatisierung. Sie können die
manuelle Dateneingabe, mögliche Fehler und die Dauer des Vorgangs deutlich verringern. Nachdem die Rechnungen eingelangt sind und zum Digitalisieren aufbereitet wurden, können zahlreiche Schritte automatisiert werden.
Das Diagramm unten umreißt den Rechnungsbuchhaltungsprozess und einige der Bereiche, die automatisiert werden können. Ascends SmartTouch AP erfasst mit OCR die Rechnungsdaten, leitet die Informationen zur Genehmigung weiter, indiziert das Dokument, stellt sicher dass ein gültiger Finanzbuchhaltungs-Verteilungscode während des
Bewilligungsverfahrens eingegeben wurde und bietet eine Online-Darstellung für den gesamten Vorgang. Verarbeiten Sie die Eingangsrechnungen in einem Bruchteil an Zeit und Aufwand mit der Gewissheit dass Richtlinien und
Verfahren eingehalten werden. Ascends SmartTouch AP passt sich leicht an die einzigartigen Bedürfnisse einer
Organisation an.

Der Artikel ist auch in Englisch verfügbar.