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Warum RS WorkFlow?

Der Begriff „WorkFlow“ ist auf verschiedene Arten definiert und die Produkte sind sehr unterschiedlich. Oft sind Produkte nichts anderes als ein Genehmigungs-Weiterleitungs-Prozess. Wenn eine WorkFlow Lösung implementiert ist, kann sie den Anforderungen des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt genügen. Das Ziel von RS WorkFlow ist Prozessautomatisierung, aber Prozesse werden sich sicherlich ändern. Dies erfordert eine Anpassung und Flexibilität seitens der WorkFlow-Anwendung. Daher sollte die Leichtigkeit, mit der sich eine WorkFlow-Lösung bequem an Veränderungen anpassen kann, ein ernsthafter Gesichtspunkt sein. RS WorkFlow ist anpassungsfähig, einfach zu bedienen und bietet eine grafische, benutzer-freundliche Schnittstelle. Diese graphische Schnittstelle erlaubt es Benutzern aller Ebenen eine Vielzahl von Lösungen zu verstehen und zu automatisieren. Einige Produkte werden Sie auf vordefinierte WorkFlows, die schwierig zu ändern sind, einschränken, oder sie erfordern umfangreiche Schulungen. RS WorkFlow bietet eine schnelle und gründliche Umsetzung, die eine geringere ‚Cost-Of-Ownership‘ hat. Verlangen Sie eine Lösung die skalierbar, anpassungsfähig und intuitiv ist. Unser Business-Design garantiert eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Umgebung.

Vordefinierte und neue WorkFlows

Mit SmartTouch Lösungen werden vordefinierte WorkFlows ausgeliefert. Vordefinierte WorkFlows beschleunigen Implementierung, Konfiguration und Schulung. Die Möglichkeit neue WorkFlows mit unserer benutzerfreundlichen RS WorkFlow-Facility hinzuzufügen, ermöglicht es Ihnen, leicht neue WorkFlow-Prozesse, sowohl einfache als auch umfangreiche, einzurichten und zu automatisieren. In unterschiedlichen Unternehmen gibt es zahlreiche ähnliche Prozesse. In den meisten Fällen jedoch verfügt jedes einzelne Unternehmen über einzigartige Unterschiede und ein WorkFlow kann erstellt oder abgeändert werden, um sich an diese Unterschiede anzupassen.

Standard- vs. Ad hoc-WorkFlows

Standard-WorkFlows haben eine vordefinierte Abfolge. Ad-hoc-WorkFlows können auf Basis einer Entscheidung, die für die analytische Fähigkeit einer Person, den nächsten Schritt zu bestimmen, am besten geeignet ist, ausgelöst werden. Interaktive Fähigkeit ist die Voraussetzung für die Flexibilität eines Gleichgewichts von bestmöglichem Nutzen der Systemgeschwindigkeit und Genauigkeit der vordefinierten WorkFlows sowie der Miteinbeziehung der Erfahrung und dem Know-how der menschlichen Seite.

SmartTouch Lösungen

  • SmartTouch AIR: Analytische Informationserkennung für intelligente OCR/ICR aus Dokumenten.
  • SmartTouch AP: Eingangsrechnungen – Automatisieren Sie die Verarbeitung einfacher oder umfangreicher Eingangsrechnungen für Investitionsgüter und andere Bestellungen.
  • SmartTouch HR: Personalverwaltung – Automatisieren Sie die zeitintensiven Abläufe bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter.
  • SmartTouch PO: Bestellungen – Geben Sie die Anträge für Beschaffungen online ein mit anschließendem, raschen und einfachen Genehmigungslauf.
  • SmartTouch T&E: Reise- und Bewirtungskosten – Geben Sie die Aufwendungen online ein und leiten Sie sie zur Genehmigung weiter.

RS Workflow-Facility

Die umfangreichen Funktionen der Enterprise-WorkFlow-Lösung ermöglichen die Automatisierung aller Arten von Unternehmens-prozessen und -informationen. Enthalten sind zahlreiche Verarbeitungsoptionen wie: Weiterleitungen, Genehmigungen, Eskalation, Datengültigkeitsprüfung, Datenbankaktualisierungen (bidirektionaler Datenaustausch mit externen Datenbanken und Geschäftsanwendungen), Berechnungen, Verknüpfungen, E-Mail, FAX, komplexes Drucken, Vergleiche, Geschäftstransaktions-verarbeitung, elektronische Unterschriften, Prüflisten und unlimitiertes Informations-Management (z.B. Berichte, Dokumente, Images, Webseiten, Multimedia, und vieles mehr). Benutzer können archivierte elektronische Informationen leicht mittels Ordnern oder erweiterten Suchfunktionen finden. Sie können auch einen Prozess-Status überprüfen und mit unserem „Dashboard“ Lebensdauer und Verzögerungen eines WorkFlows erkennen.
Das SmartTouch Enterprise Information Management bietet die beste, langfristige Lösung für den sicheren Umgang mit Ihren Informationen.

F: Welche genauen Vorteile bietet ReportSafe gegenüber anderen heute verfügbaren Output-Management-Systemen?
A: ReportSafe bietet die leistungsstarke und einzigartige Kombination aus Kompatibilität, Flexibilität, Skalierbarkeit, Geschwindigkeit in der Umsetzung und Sicherheit, die E-Business-Umgebungen heute brauchen; sichere, zentrale Kontrolle von Dokumenten-Betrachtung, -Archivierung und -Verteilung; und die Internet-Anzeige von Dokumenten und bestimmten Abschnitten, egal von welcher Quelle und Zustellung an jeden Ort.

F: Benötigt ReportSafe eine Client-Software, die installiert werden muss?
A: Nein. Da kein User-Client erforderlich ist, wird in den großen und verteilten Benutzergemeinschaften heutzutage der Installationsaufwand stark reduziert.

F: Wie werden Dokumente an ReportSafe angebunden?
A: Die einzigartige Architektur von ReportSafe bietet unübertroffene Kompatibilität. ReportSafe wird von den Anwendungsprogrammen einfach als Drucker gesehen, sodass keine Hostprogrammierung oder Scripe erforderlich sind. Die eingehenden Daten werden analysiert und nach vordefinierten Regeln verarbeitet.

F: Wir haben bereits Dokumentenbetrachter auf Plattformebene. Wenn wir ReportSafe einführen, würde das bedeuten, dass Dokumente doppelt gespeichert werden, bei Verdoppelung unserer Speicherkosten?
A: Die meisten vorhandenen Plattformen bieten temporäre Dokumentenanzeige und -speicherung oder beschränken sich auf die Unterstützung nur einer Dokumententype (z.B. EBCDIC, ASCII). ReportSafe dient als unternehmensweites Langzeitarchiv für mehr als dreißig verschiedene Dateitypen, gibt nur autorisierten Benutzern Zugriff und eliminiert die Notwendigkeit der Speicherung mehrerer Versionen eines Dokuments. Auch automatisiert ReportSafe die Migration auf sekundäre Speichermedien, zerlegt Dokumente und verteilt sie per E-Mail, Fax, Drucker und das Internet und erlaubt weiter den Download im Excel-Format mit nur einem Klick.

F: Mit mehr als 10000 Dokumenten in unserer Organisation, müssten wir genauso viele Regeln definieren oder können Regeln auf mehrfache Dokumente bezogen werden?
A: Die Dokumentenverarbeitung von ReportSafe mittels allgemeiner Regeln kann die Konfigurations- und Wartungszeit reduzieren. Eine Regel kann eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten verarbeiten.

Der Artikel ist auch in Englisch verfügbar.