SmartTouch HR
Nun hat die Personalabteilung wieder Zeit für die Menschen
Eine Workflow-Lösung nutzt die Leistung und Geschwindigkeit einer Automatisierung in Kombination mit der
Einhaltung interner Vorschriften und Verfahren zur Erzielung einer produktiveren Umgebung und ermöglicht den Mitarbeitern ihre qualifizierte Tätigkeit und Verantwortung besser wahrzunehmen und auf die Persönlichkeiten des Personals optimal einzugehen. Das Personalbüro ist eine Abteilung mit verschiedenen Verantwortungen und Zugang zu vertraulichen Informationen, zugleich müssen Unmengen an Informationen geliefert und verwaltet werden, um mit sich laufend ändernden Richtlinien Schritt zu halten; Fehler dürfen dabei keinesfalls vorkommen. Eine Geschäftsprozess-Automatisierung ist das strategische Ziel und die Zukunft für viele führende Organisationen. Sie ermöglicht einer Organisation eine automatisierte, geradlinige Annäherung an einen optimalen Betrieb und genaue und schnelle Kommunikation innerhalb des Personals. Diese strategische Vision geht weit über das papierlose Büro hinaus indem sie Geschäftsrichtlinien und –verfahren automatisiert. Ein Workflow stellt sicher, dass der zeitintensive Aufwand zur Erstellung von Vorschriften und Prozeduren ein wirkungsvolles funktionsfähiges Resultat erzielt.
Das Einbinden dieses Know-hows in die täglichen Tätigkeiten des Personals automatisiert sowohl Routine– als auch gelegentliche Aufgaben, arbeitsintensive Nachforschungen, langwieriges Zuordnen von Dokumenten,
Bonusberechnungen, Genehmigungsverfahren und Eskalationen.
Die automatisierte Personalverwaltung …
- verbessert die Sicherheit und die Kontrolle.
- führt ein Protokoll aller Aktivitäten.
- speichert Dokumente elektronisch und bietet zusätzlich Kennwortsicherheit der Daten.
- ermöglicht den Mitarbeitern online in Selbstbedienung persönliche Informationen abzufragen.
- erhöht die Produktivität und verringert mögliche Fehlerursachen.
- bietet einen zentralen Punkt, um geänderte Vorschriften oder Verfahren einzuführen.
Die umfangreichen Möglichkeiten von SmartTouch HR erfüllen den Automatisierungsbedarf ohne Einschränkungen, wie zum Beispiel:
- Verwalten von elektronischen Formularen; die Weiterleitung, Einholung, Verfolgung und Eskalation von
Genehmigungen - Verschlüsselten oder teilweise verschlüsselten E-Mail-Verkehr
- Zur Verfügung stellen von Online-Formularen damit Mitarbeiter selbst Änderungen beantragen oder
abfragen können - Automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen
- Verteilen eines unternehmensweiten Trainingsvideos über Webbrowser, mit anschließender
elektronischer Umfrage - Speichern von Lebensläufen während der erforderlichen Sperrfrist mit unbegrenzten Indizier- und
Suchfähigkeiten - Einfachen Zugriff auf alle archivierten Bewerbungsunterlagen
- Durchführung des vollständigen Mitarbeiteraufnahmeverfahrens aus einem Online-Formular (Dienstzettel, Sozialleistungen, etc.)
- Verwalten von erforderlichen Abteilungstrainings
- Automatisieren von Benachrichtigungen zu Mitarbeiterbeurteilungen und durchführen des Vorgangs online
Kritische Nachbetrachtung von Implementierungen
Gewöhnlich wird ein neues System in der Erprobung danach beurteilt, wie gut die Anforderungen erfüllt werden, in der Praxis jedoch wird während der Laufzeit einer Anwendung die meiste Zeit für ihre Bedienung aufgewendet.
Nachdem ein System eingeführt ist, sind Benutzerfreundlichkeit und einfache Administration kritisch, andernfalls geht viel von der eingesparten Zeit verloren, indem man die Last in Richtung Support verschiebt. Genau so wichtig ist die Anpassungsfähigkeit an das Wachstum, eventuelle Umstrukturierungen und unvorhergesehene Entwicklungen eines Unternehmens. Die umfassende und vollständige Funktionalität von Ascends SmartTouch HR-Lösung automatisiert unternehmensweite Vorschriften und Verfahren durch eine benutzerfreundliche grafische Schnittstelle, die Anpassungen an Änderungen und Wachstum erleichtert.
Automatisierte Prozesse
Untenstehend ist ein Beispiel eines automatisierten Mitarbeiteraufnahmeverfahrens zu sehen. Alle Informationen zum neuen Angestellten werden in einem Bildschirmformular eingetragen und, falls zusätzliche Angaben erforderlich sind, an Abteilungen wie zum Beispiel Lohnverrechnung oder Buchhaltung weitergeleitet. Der neue Mitarbeiter kann die Informationen sofort online ansehen und seine Daten gegebenenfalls korrigieren (z.B. Adresse, Sozialversicherungsnummer). Falls Korrekturen durchgeführt wurden, werden die entsprechenden Abteilungen verständigt. Die zeitraubende Aufgabe der Mitarbeiteraufnahme wird auf wenige Tastendrucke reduziert. Die Dokumente werden verteilt und mit Barcodes mit den Angestellteninformationen versehen. Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, können automatisch digitalisiert und indiziert werden, und der Mitarbeiter kann die Daten zu Sozialleistungen online vervollständigen. Die neue Mitarbeiterakte wird in das Personalverwaltungssystem übernommen und alle Dokumente werden elektronisch im Dokumenten-Managementsystem gespeichert.
Die in SmartTouch HR definierten Regeln stellen die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher.
Der Artikel ist auch in Englisch verfügbar.