SmartTouch PO

Der Beschaffungsvorgang kann zum automatisierten Vergnügen werden!

Ascends SmartTouch PO erlaubt es Ihnen, den Beschaffungsanträgen die Aufmerksamkeit zu widmen, die sie
verdienen, jedoch ohne den Zeit- und Arbeitsaufwand, den dieser Vorgang üblicherweise benötigt. Sie nutzen einen geradlinigen Prozess, übernehmen Ihre Vorschriften und Verfahren in das System, stellen die Richtigkeit der Daten sicher, Sie leiten elektronisch die Anträge zur Bewilligung weiter, automatisieren Eskalationen und Verständigungen über Zwischenziele, Sie erhöhen die Übersicht über Genehmigungen und Probleme, erhalten Revisionsprotokolle, und Sie können auf Knopfdruck Informationen und zugehörige Dokumente speichern und anzeigen.
Durch das Automatisieren solcher Aufgaben gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit für Nachforschungen, Analyse oder
andere Projekte, bei denen sie persönliches Engagement und Erfahrung besser einbringen können.

Erledigen Sie den Beschaffungsvorgang online

Beschaffungsanträge können in ein Online-Formular umgewandelt und für Genehmigungen elektronisch weitergeleitet werden, wobei in Abhängigkeit von den Anforderungen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Wege
gewählt werden können.
Größere Bestellung können zum Beispiel weitere Bewilligungen oder, abhängig von der Art der Beschaffung,
zusätzliche Informationen erfordern. Zusammengefasst besteht der Online-Prozess aus:

  • der Fähigkeit den Beschaffungsantrag online zu generieren
  • der Möglichkeit wahlweise Anträge auf Papier zu digitalisieren
  • der Logik firmenspezifische Fragen zu stellen und Maßnahmen dementsprechend zu ergreifen
  • Genehmigungswegen und Eskalationsprozessen
  • einer Übersicht über den Vorgang und eventuelle Verzögerungen
  • der Fähigkeit einen Antrag gleichzeitig von mehreren Abteilungen zu genehmigen
  • einer Online-Akte für jeden Beschaffungsvorgang einschließlich zugehöriger Dokumente
  • der Möglichkeit eine Verbindung zu begleitenden Dokumenten, die später digitalisiert wurden, herzustellen
  • der Fähigkeit Dokumente mittels elektronischer Anmerkungen zu kommentieren
  • der Fähigkeit den Antrag der Bestellung zuzuordnen
  • lückenloser Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit

Vorgeschriebene Richtlinien und Verfahren werden sicher und konsequent umgesetzt. Wenn Geschäftswissen in einem System gespeichert wird, können Verfahrensänderungen sofort wirksam werden, und Mitarbeiter können bei reduzierter Ausbildungszeit in der Organisation produktiv werden.
Das Übernehmen von Verfahren und Prozeduren eines Unternehmens in ein automatisiertes Systems ermöglicht es den Angestellten effizient zu arbeiten, ohne in Handbüchern nachlesen zu müssen. Viele Prozesse können durch die Eingliederung von genauen, reproduzierbaren Verfahren in das Tagesgeschäft automatisiert werden und bieten neben einem schnellen Return-On-Investment viele andere Vorteile.

Kritische Nachbetrachtung von Implementierungen

Gewöhnlich wird ein neues System in der Erprobung danach beurteilt, wie gut es die Anforderungen erfüllt, in der Praxis jedoch wird während der Laufzeit einer Anwendung die meiste Zeit für ihre Bedienung aufgewendet. Es ist für ein System wesentlich, Anforderungen aus Besprechungen zu übertreffen und sich an das Unternehmenswachstum, an geänderte Bedingungen und unvorhergesehene Ereignisse anpassen zu können. Nachdem ein System eingeführt ist, sind Benutzerfreundlichkeit und einfache Administration kritisch, andernfalls geht viel eingesparte Zeit verloren, indem man die Last in Richtung Support verschiebt. Die umfassende und vollständige Funktionalität von Ascends SmartTouch PO -Lösung automatisiert unternehmensweite Vorschriften und Verfahren durch eine benutzerfreundliche grafische Schnittstelle, die Anpassungen an Umstrukturierungen und Wachstum erleichtert.

Wie viele Schritte wollen Sie automatisieren?

Unten ist ein Beispiel eines automatisierten Beschaffungsvorgangs zu sehen. Das Diagramm zeigt, dass der Prozess online beginnt, dass während des Genehmigungsverfahrens Entscheidungen getroffen werden, und es besteht die Möglichkeit, Bewilligungen durch mehrere Manager gleichzeitig einzuholen, was die Zustimmungs- bzw. Wartezeit drastisch reduziert. Der WorkFlow-Prozess kann auf die Entscheidung eines Ausschusses warten und weitere Schritte je nach Ergebnis durchführen und schließlich den Antragsteller benachrichtigen. Zusätzliche, nicht gezeigte Schritte können sein: Bestätigung von Finanzbuchhaltungs-Verteilungscodes, Rücksendung einer Anforderung von zusätzlichen Informationen an den Antragsteller, Herstellung einer Verbindung zu anderen elektronischen Dokumenten oder Dokumenten, die erst nachträglich digitalisiert wurden sowie der Datenaustausch über eine Schnittstelle zu einem bestehenden ERP-System (z.B. SAP R/3). Ascends SmartTouch PO passt sich leicht an die einzigartigen Bedürfnisse jeder Organisation an.

Der Artikel ist auch in Englisch verfügbar.